Tahák k monitorovací zprávě do kapsy

Blíží se termín odevzdání monitorovací zprávy k vašemu projektu? Nenechte se vyděsit tabulkami a čísly! Ať už jste v programu Active Citizens Fund úplným nováčkem či ostříleným matadorem, čtěte dále a oprašte si s námi základní kroky vypracování monitorovací zprávy. 

K čemu monitorovací zpráva slouží a kde vůbec začít?

I když se na první pohled může zdát, že psaní monitorovací zprávy je spíš za trest, opak je pravdou. Průběžná monitorovací zpráva pomáhá nejen nám, ale především vám zhodnotit dosavadní průběh projektu, včas odhalit jeho slabé stránky a ujistit se, že jednotlivé aktivity odpovídají harmonogramu a podmínkám grantové smlouvy. Proto nečekejte žádné záludnosti – koneckonců vaše úspěchy jsou našimi úspěchy. 

Ptáte se, co všechno musíte doložit? Žádné strachy – samozřejmě vás ani tentokrát nenecháme na holičkách! Připravili jsme pro vás celkem tři formuláře, které stačí vyplnit podle jasně daných instrukcí:

• Vyúčtování
• Monitorovací zpráva o realizaci projektu
• Přehled ukazatelů a dopadů projektu

Všechny šablony souborů ke stažení najdete v sekci Dokumenty pro příjemce.

Pozor křehké, neklopit!

Mějte na paměti, že formulář Vyúčtování obsahuje makra, tedy nastavené posloupné funkce a příkazy, které sice usnadňují práci s jednotlivými finančními položkami, ale špatná manipulace a překlopení do nevhodných programů může napáchat víc škody než užitku. O to je důležitější, abyste si daný soubor vždy uložili na pevný disk a pracovali s ním výhradně v české verzi MS Excel (2013 a novější). 

Změna je život, život je administrativa

V souboru Monitorovací zpráva o realizaci projektu je třeba popsat vše, co se během sledovaného období událo. Jak se u nás říká – žadatel míní, příjemce mění. Myslete proto na to, že je nutné uvést všechny podstatné i nepodstatné změny, k nimž jste se v rámci realizace projektu uchýlili. A pokud si nejste jistí, která změna je která, a jde vám z toho hlava kolem, obraťte se na naše koordinátorky! 

Nezapomeňte nám to spočítat!

Aktivity, které jste podnikli v rámci vašeho projektu, musíte podložit zdroji ověření. Mezi ně patří prezenční listiny, zápisy z jednání, screenshoty apod. Dbejte na to, aby součet jednotek uvedený v konkrétních kategoriích, tj. pohlaví, věk, etnicita aj., odpovídal celkovému číslu vykázanému za dané monitorovací období.

Běda příjemcům, kterým chaos vládne

Patříte k těm, kteří v e-mailu před odesláním zapomínají přiložit potřebný soubor? Pak si raději dvakrát (možná i třikrát) zkontrolujte, zdali k monitorovací zprávě přikládáte všechny požadované přílohy se správnými názvy. Je zapotřebí vytvořit tři složky:

• Zdroje ověření – zde doložte dokumenty, které potvrzují údaje uvedené v Přehledu ukazatelů a dopadů projektu. Každý soubor musí být pojmenovaný podle konkrétního dokládaného ukazatele.
• Finance – tato složka obsahuje všechny účetní doklady k položkám, jejichž hodnota přesahuje 25 000 Kč. Příjemci Systémových a Základních grantů pak přikládají dokumenty v souladu s Kontrolním vzorkem (k dispozici v systému Grantys). 
• Publicita – zde nahrajte vše, co souvisí s propagací projektu, tj. pozvánky, plakáty, videa, fotografie, statistiky dosahu apod. 

Způsobilý či nezpůsobilý – toť otázka! 

Mezi oprávněné náklady patří ty, které vzniknou v období mezi prvním a posledním dnem projektu. Důrazně doporučujeme uhradit všechny výdaje před koncem realizace – ušetříte si spoustu zbytečných starostí! Výjimka se vztahuje pouze na případy popsané v Příručce pro příjemce (str. 19), kdy mohou být náklady vzniklé v posledním měsíci realizace uhrazeny do 30 dnů.

Dejte o sobě vědět světu aneb Jak na povinnou publicitu

Správné promo je klíčem k úspěchu! Pokud patříte mezi příjemce Systémového či Základního grantu, je vaší povinností vytvořit projektu realizovanému v rámci programu Active Citizens Fund samostatnou webovou stránku/podstránku. Jaké náležitosti musí publicita na webu splňovat?

• základní informace (název, délka, cíl)
• aktuální dění, akce a výstupy 
• názvy spolupracujících organizacemi z dárcovských zemí
• fotodokumentace 
• kontaktní osoba
• povinná věta o publicitě v českém i anglickém jazyce
• loga programu Active Citizens Fund

A pokud brázdíte vody sociálních sítí, nezapomeňte na profilu projektu uvést následující:

• název a cíl projektu, kontaktní osoba, povinná věta o publicitě v českém i anglickém jazyce, 
• úvodní fotografie související s projektem, součástí je logo programu,
• při zveřejňování příspěvků a událostí použijte hashtag  #sodvahou.

Přejeme vám jasnou mysl a pevné nervy – monitorovací zprávy se zkrátka musí psát s odvahou!

Podívejte se na video, kde vám vysvětlíme jednotlivé kroky odevzdání závěrečné monitorovací zprávy v rámci Akčních grantů:

Nezapomeňte, že podrobně rozvedené informace k odevzdání monitorovací zprávy najdete v Příručce pro příjemce.